张晓彤-高效会议管理技巧

高效会议管理技巧 主讲：张晓彤

第一讲 当今会议面面观

本讲重点：一、会议的意义

二、会议的目的 三、会议的种类 四、会议的频率

五、会议成本的计算

会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。

一、会议的意义

? 会议是一个集思广益的渠道

图1-1 集思广益图

如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同

观念相互碰撞的产物。

? 会议显示组织或部门的存在

会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

图1-2 组织或部门与会议

? 会议是重要的群体沟通方式

开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

二、会议的目的

? 开展有效的沟通

会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ? 资讯传达

通过会议可以向员工通报一些公司决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。

? 监督员工的工作进度、协调工作矛盾

许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”

的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 ? 达成协议、解决问题

达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。

图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤

? 决策和资源共享

利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ? 开发创意

开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。 ? 激励员工的士气

年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 ? 巩固经理人地位

经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。

三、会议的种类

会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。

表1-1 会议的种类 按人数分类 ● 团体会议 ● 一对一会议 按开会方式分类 ● 面对面会议 ● 电话会议 ● 视频会议 按开会目的分类 ● 固定的部门会议 ● 临时处理突发事件的会议 ● 宣布人事安排和政策的会议 ● 当众表扬或批评别人的会议 ● 集思广益的会议

四、会议的频率

每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。 ? 固定的部门会议

? 全体会议

? 处理突发事件的会议

? 一对一会议

五、会议成本的计算

会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。 ? 会议的时间成本

? 直接的会议成本

? 效率损失的费用

开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况：

第二讲 会议效率不高的原因及解决方案

本讲重点：一、会议效率不高的原因

二、如何进行预防性管理

三、高效效益的八大特征

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