张晓彤-高效会议管理技巧 (4)

三、如何掌握议事进度

掌握议事进度对一次会议的成功可谓至关重要。控场也就成为一个主持人最应训练的技巧之一。掌握议事进度主要包括2种方式：语言方式与非语言方式。 1、语言方式

语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言的时间。具体做法如：“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方法，例如“你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？”这样就可以把他从一个问题带到另一个问题，或是可以转移说话对象，如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？”

通过以上这些话语即语言方式，主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。

2、非语言方式

更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式，即通过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了，或者是说得不够接着说等。比如主持人把目光转向别人，就可能是在提示正在说话的人可以停止说话了；不耐烦的敲桌子，也可以提示结束发言；用比较不礼貌的方式，如不停的看手表，也能达到同样的效果。

语言和非语言这2种形式的合理运用，可以做到有效的控场，使会议既不会太短，也不会太长，准时开始，准时结束。

四、如何达成会议决议

1、彼德〃德鲁克决议法

彼德〃德鲁克是世界著名的管理大师，他通过多年的学习研究，总结出了达成协议的如下步骤。通过这些步骤的有效执行，能够顺利达成协议。

2、4种群体决策

图4-1 4种群体决策

? 权威决策

? 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。 ? 适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。 ? 不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。 ? 少数服从多数决策

? 少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。 ? 适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。 ? 注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。 ? 共识决策

? 共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均

有否决权。

? 共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实

施决策的积极性，体现平等之风。

? 注意：如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就

难以形成。 ? 无异议决策

? 无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。

? 当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决

策。

? 注意：无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一

项决策的结果对每个成员都至关重 要时才有可能作出无异议决策。

3、4种团队决策法

五、如何圆满结束会议

第五讲 会议中的沟通与反馈技巧

本讲重点：一、会议中的沟通技巧

二、会议中的反馈技巧

一、会议中的沟通技巧

1、3种沟通图画 ? 沟通漏斗

图5-1 沟通漏斗

沟通漏斗呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势，因为漏斗的特性就在于“漏”。对沟通者来说，是指如果一个人心里想的是100%的东西，当你在众人面前、在开会的场合用语言表达心里100%的东西时，这些东西已经漏掉了20%，你说出来的只剩80%了。而当这80%的东西进入别人的耳朵时，由于文化水平、知识背景的关系，只存活了60%。实际上，真正被别人理解了、消化了的东西大概只有40%。等到这些人遵照领悟的40%具体行动时，已经变成20%了。

这就是所谓的沟通漏斗，它的吞并功能可谓强大。然而，这样的漏斗现象时时刻刻发生在我们周围，真的非常可怕。所以，一定要掌握一些沟通技巧，争取让这个漏斗漏得越来越少。 ? 沟通金三角

图5-2 沟通金三角

沟通金三角反映的是一种换位思考的思维模式。由图5-2所示，在三角形的底端，“自己”和“对方”在两边说话，你谈你的事儿，我谈我的事儿，这种沟通只是在对话，是不会成功的；只有在金三角的顶端，只有开会沟通的双方采用换位思考的方式，使谈话双方都站在对方的角度上，设身处地的为对方考虑，才能真正体会彼此的意思，也才能实现成功的沟通，所以沟通的关键在于换位思考。 ? 沟通的冰山模式

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