文秘专业技术比武知识题库 (3)

(2)博览群书，增长知识。公文写作人员应该具备较宽的知识面。这就要求博览群书，不断地增长知识，努力建构合理的知识结构。所谓?开卷有益?，是说书本凝聚着前人和他人通过实践积累起来的智慧。公文写作人员要勘于、勇于、善于向书本学习，通过不断地阅读，不断地增加知识的营养。读书要傅，持之以恒，细水长流，潜移默化。首先要克服急躁情绪，不要浅尝规止，半途而废；其次要围绕公文写作这个中心，不能随心所欲，漫无边际地泛泛而读，否则，事倍功半。还要脚踏实地，才能水到渠成。

(3)深入实际，勤学苦练。公文写作不只是一项文字工作，它来源于实践，又反过来指导实践，正所谓?实践出真知?。只有深入实践，才能获得丰富的第一手材料，才能独具慧眼地挑选到内容真实的第二手、第三手材料，才能增长生活经验和丰富社会阅历，才不至于写出俘光掠影、蜻蜓点水式的公文。勤学苦练、锲而不舍、持之以恒，是一切技艺进入佳境的必由之路。公文写作也不例外，只有付出艰辛的劳动，才能写出合格的公文。能否坚持勤学苦练，关键在于要树立为人民服务的祟高理想；只有这样，才能激发出勤学苦练的动力，才能在公文写作这一领域成就一番事业。

31、 公文的叙事与一般记叙文的不同之点在于什么?

答：（1）公文的叙事不在于具体记叙事实；而是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题，以达到反映情况，交流思想、明观点的目的。公文的叙事必须简明、朴实，不作过多的描述。（2）公文中运用叙述的方法主要是顺叙。顺叙就是按照事物的发生、发展的自然顺序或时间顺序进行叙述。公文写作中运用顺叙，容易做到线索清楚，层次分明，便于阅文者迅速掌握事情的发展变化和来龙去脉。公文中的叙述与小说中的叙述不同。(3)在公文写作中运用叙述这一表达方式的同时，还可以根据需要，恰当地运用倒叙，插叙，分叙等方法。

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32、报告的写作应注意什么?

答：报告的写作：（1)陈述事实要清楚扼要，以汇报工作情况为主的报告，应突出重点，把主要事实讲清楚。但讲清事实不等于把具体达程写得太琐细，要加强文字的概括性。用简明扼要的语方把事情的总体面貌反映出来。(2)表述观点要精练清晰。报告中需要表达报告者观点的地方也不少，汇报工作需要有自我评价，对今后工作操意见成建议，更是以阐述观点为主。报告中凡涉及观点的地方，一定要精练清晰，即文字要少，意见要很明确，切忌吞吞吐吐、含含糊糊，使人摸不清报告者的真实意图。不要说空话、废话，每一条意见都要切实可行。(3)语言要简洁朴实。报告是向上级汇报工作，因而一定要实事求是，不可夸大或缩小事实、不可报喜不报忧，。不可过分强调困难。要老老实实，有一说一，有二说二，少用花哨的形容词，少用含糊不清或过于灵活的概念。报告的格式比较简单。标题多半用?事由加文种?的形式，即?关于……的报告?。正文之前，写受文单位；正文之后，署发文单位和日期。

33、总结的写作应注意的问题?

答：总结的写作应注意以下三个方面：(1)回顾工作要实事求是。一般写总结，大部分篇幅用于回顾工作情况：做过哪些工作，是怎样做的，结果如何(即取得哪些成绩和存在什么问题)。回顾工作情况的原则是要实事求是，要真实、准确地反映实际情况。(2)总结经验教训要着眼未来。在回顾工作的基础上总结经验教训，是总结的必要组成部分，除了少数事务性工作总结外，一般较重要的总结，都应从做过的工作中归纳出成功的经验和失败的教训。因为工作是连续不断的，阶段性的总结做得，对以后的工作就有指导或借鉴意义。正因为如此，总结经验教训要有重点，要把重点放在对未来工作有指导或借鉴意义的那些方面，而不应不分主次、平均使用力量。(3)纲目要清晰，文风要平实。总结的标题常见的有单行标题和双行标题两类。双行标题多见于经验类专题总结，

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正标题或概括主要做法，或突出主要经验，副标题则说明总结的内容。总结的正文常见的写法有两种，一是?分层展开式?，一是?纲目带动式?。?分层展开式?是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：总体概况、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向。?纲目带动式?是—种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的几个层次之间是并列关系。

资料三：秘书工作

1、 秘书在构思当日工作时，就正常情况而言，应注意哪些问题？ 答：（1）对于尚未办结的重要事项，要构思如何承上启下。 （2）对于列入计划的紧急事项，要构思上班后如何实施。 （3）对于重要而不紧急的事项，要构思上班后如何顺便处理。 2、 秘书修饰个人仪表有何意义？ 答：秘书修饰个人仪表的意义是：

（1）秘书和秘书机构是机关的门面和窗口。

（2）秘书的形象问题，直接关系到组织和领导者的信誉与权威

（3）秘书在上班之前，应注意个人仪表的修饰，以便给人以美好的印象。 3、为什么秘书应先于他人上班？ 答：（1）可以随时听候领导者的调遣； （2）可以提前处理紧急事项； （3）可以接待急于办事的外地客人。 4、秘书提前上班，旨在做好哪些准备工作？

答：秘书提前上班，旨在有充裕的时间做好如下事项准备工作： （1）重新检查送领导者当天签批的文件。 （2）重新检查当天上午开会的各项会务工作。

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（3）重新检查接待领导者上班车辆的运行情况。 （4）重新检查对来访客人的接待工作。 （5）承接领导者临时交办的事项。

5、秘书在拟定日程表并向领导报告当天工作安排时，应注意哪些事项？ 答：应注意的事项有：

（1）拟定日程表一定要简洁明了、切实可行，便于领导进行工作。 （2）拟好的日程表除向领导口头报告外，还必须请领导者过目，并充分听取领导者的意见。

（3）领导者首肯后，秘书要即刻将日程表印制出来，并呈送领导者一份，自己手执一份，以便付诸实施。

（4）日程表在实施过程中，如出现变故而难以按预定计划行事时，秘书应与领导者及时沟通，由领导者决定是否改动。 6、秘书请求工作指示应把握哪些要点？ 答：秘书在请求指示时，应把握以下要点：

（1）秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。而对于在常规性工作中出现的问题，秘书则不必事事请示。

（2）秘书在请示工作时，要做到主旨明确，要言不烦，态度谦和。切忌面面俱到，语言冗长，恃才不恭。

（3）秘书要注意请示方法的选择， 把握好请示的时机和分寸。

（4）领导者在口头指示时，秘书要凝神聆听，必要时可做记录，然后予以复述。如果没有听清，或者有不理解之处，秘书应当面提出，请领导者予以解答。

7、秘书下班之前如何?突击未了事宜?？

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答：面对下班前的突击事项，秘书应做到以下几点：

（1）秘书要以?正常上班?的心态应对未了事宜，善始善终，一丝不苟。不可因行将下班而心神不定，以至手忙脚乱，失去条理，或草率处理，敷衍应付。

（2）秘书仍要本着急事先办的原则，集中力量，加快速度，在有限的时间内办结必办之事。

（3）如果个人的力量不足，秘书们应分工合作，协同突击，以保证下班之前办结必办之事。

8、秘书在浏览当日收文时必须把握哪些要领？

答：（1）尽快从繁琐事务中解脱出来，静下心来认真阅读当日来文，以及下级组织请求批准的来文。

（2）秘书在有限的时间内阅读大量来文，以采用泛读、扫读、跳读等模糊阅读方式为宜，旨在迅速获取有价值的信息，从中筛选出急需送领导者阅示的重要来文。

（3）为方便领导者对重要来文的阅示，秘书可按照行文目的，将来文分为办件和阅件；分送有关领导者或有关部门机关。 9、秘书怎么样整理当日的文件资料？

答：秘书整理文件资料的工作内容有以下个方面：

（1）秘书在浏览的基础上，要对文件资料初步加以分类、排序和存放。凡需要领导者及有关部门当天阅知或指示的文件，秘书要及时分送。

（2）凡暂缓办理的文件及内部交换资料，秘书要如数收藏在保密柜里，并注意上锁，以防失泄密。

（3）凡当天收到的报纸、杂志，秘书要逐一归类和摆放，使其各就各位。 10、秘书记录当天大事时应做到哪几点？

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