省档案局关于印发《湖北省国家综合档案馆业务建设规范》的通知 (4)

络传播;在公开场合宣读、播放；出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编；公开出售、散发或者张贴档案复制件；展览、公开陈列档案复制件。

（三）档案查阅

中华人民共和国公民，提供合法身份证明，可以利用开放档案。港、澳、台胞和外国人利用开放档案需经有关部门介绍，并经档案馆同意。

机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中华人民共和国公民根据需要，经有关单位介绍和档案馆长批准同意，可以查阅指定范围的未开放档案。

查阅档案应填写查阅档案登记表（格式见附件4）和档案利用效果登记表（格式见附件5）。查阅馆藏档案只能在档案馆指定场所进行。

已完成数字化的馆藏档案，原则上只提供计算机查阅电子档案，档案原件不提供利用。重要珍贵档案资料应以复制件、缩微件或电子文件代替原件提供利用。

利用档案收费按国家有关规定执行。 （四）网上查档和电话查档

利用者可在各级档案信息网站上查阅开放档案目录、网上公布的档案全文和政府公开信息全文。

利用者可通过电话预约查档或查询开放档案和政府公开信息。 （五）档案编研

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档案馆应根据历史研究和社会需求，有计划地开发档案信息资源，编辑出版档案专题索引、史料汇编和历史研究专著，主动为社会提供系统性档案利用服务。

（六）政府公开信息查阅

按照《中华人民共和国政府信息公开条例》的规定，接收政府机关公开信息，建立利用场所和检索工具，为社会提供查阅服务。

（七）爱国主义教育基地

档案馆应按照《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》（DA/T 34）的要求，加强爱国主义教育基地建设。根据中心工作的需要，通过展厅陈列、流动展览、网上展览、报刊专栏、专题电视片和举办专题讲座、研讨会、报告会等方式开展爱国主义教育活动。

档案公开陈列展览应使用复制件。 十、档案信息化建设

档案馆应按照数字档案馆的建设要求，制定档案信息化工作方案，确定档案信息化应用平台建设的目标和步骤，明确档案数字化的对象范围、工作流程与技术标准，统筹建立档案数据的管理、利用和容灾体系。

（一）平台建设

1、网络系统建设。档案局（馆）应构建机关办公自动化系统，实现文档一体化管理；加入当地党委、政府网络系统，积极参与本地政务网中档案管理平台设计，建立在线归档和档案利用

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子系统。

档案馆应在公共信息网建立档案网站，方便公众查阅开放档案目录、政府公开文件和档案工作信息。建立档案馆内部局域网络和查档终端，为利用者提供现场查阅档案服务。

2、应用系统建设。档案馆应积极开发或应用先进的档案管理软件，构建数字档案采集系统、数据管理系统和安全系统。

（二）数据库建设

1、数据建立。档案馆应及时接收机关形成的电子档案数据，收集法律、法规和政府公开信息等电子文件资料。档案馆保存的电子档案存储载体中应包括电子档案接收、迁移等说明性文件。馆藏全部档案应建立案卷级和文件级目录数据库。馆藏永久、长期或30年保管期限的档案应进行全文数字化扫描，建立全文数据库。馆藏利用频繁的专业档案应建立专题数据库。

文书档案目录数据库的结构及类型应符合《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》的要求；档案全文扫描应符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31）等要求。档案数据库应按国家规范标准的要求建立元数据和说明文件。

2、数据整合。档案馆应对分批建立的馆藏数字档案和从外部接收的数字档案数据进行系统整合，建立适宜统一提供利用的档案数据库和利用环境。

（三）技术维护

1、安全措施。档案馆应对计算机房和磁存储介质采取磁屏

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蔽措施，防止磁污染和信息外泄；采用防火墙等技术手段，保证系统和数据不被非法侵入和窃取；配臵防病毒软件，定期进行查杀病毒和系统维护，增强系统的安全稳定性；采用数据加密、权限设臵、口令验证、访问控制、安全日志、系统监控等综合性技术手段，加强数据利用的安全管理。

2、容灾体系。档案馆应按《湖北省国家综合档案馆电子档案数据容灾管理试行办法》（鄂档〔2010〕41号）的要求建立数据容灾体系，增加系统运行的稳定性和容错性。馆藏电子档案数据应当采用本地备份与异地备份、在线备份与离线备份、异质备份与多套备份相结合的方式进行安全备份，具备条件的档案馆应建立在线远程备份。在开展数据备份的同时，应建立数据恢复技术方案，确保发生数据损毁和丢失等灾难时能及时恢复数据。

3、备份保管。馆藏电子档案备份数据，按载体类型分类；按备份套别—全宗—时间顺序排列；按分类、排列顺序编号；在存储载体上编制标签，注明存储数据的对象、内容、时间、数据库名称和软硬件应用环境等。

4、数据检测。正常情况下，电子档案数据备份介质应从形成第2年开始，每年进行一次检测，按照轮换方式，每次检测20%。发生磁污染等灾害情况时，应进行全面检测。发现问题应及时处理，必要时进行数据迁移，重新备份。

（四）网络利用管理

档案馆内部局域网应与互联网实行物理隔离。互联网上的档

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案网站坚持涉密不上网，上网不涉密的原则。档案馆内部局域网上的档案数据库应严格区分开放档案和控制档案。在档案馆内部局域网上提供档案利用，应实行站点和利用者授权管理。

十一、附则

本规范适用于全省各级国家综合档案馆，其他档案馆可参照执行。

本规范自公布之日起施行。1989年印发的《湖北省综合性档案馆业务建设规范》（鄂档〔1989〕35号）同时废止。湖北省档案局以前发布的业务规定，与本规范不一致的，以本规范为准。

本规范由湖北省档案局负责解释。

附件：1.档案交接文据格式 2.档案柜架标签格式

3.档案销毁清册格式

4.查阅档案登记表格式

5.档案利用效果登记表格式

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