秘书实务教案 (4)

人与自我之间的沟通； 人与机器之间的沟通。

秘书在工作中所涉及的主要是前两种沟通。 2、根据沟通手段的不同划分：

书面语言的沟通：文稿、传真、电子邮件等。 口头语言的沟通：会议、讨论、电话等。 态势语言的沟通：表情、肢体等。 3、按沟通的形式可分为 正式沟通 非正式沟通

（三）秘书工作都是从有效沟通开始的。

1、非权力支配性：秘书不能超越授权范围去承诺、指挥工作，应明确自己的工作定位和职责要求。

2、非职责限定性：秘书对协调沟通的范围没有明确的限制性，因而秘书应具有应变能力和对事件的熟悉了解最为重要。

3、认同疏导性：秘书应利用自身的能力与影响使需协调的各方面能服从疏通，配合协调，达到结果上的认同。

二、思考题

1.秘书为何要重视沟通技能？ 2.说明秘书沟通的方法和技巧。 3.案例分析

某局长正忙于工作，一位以爱上访告状闻名的退休职工李某来访，林秘书先热情招呼，然后说去看看局长在不在。局长正忙，说了一句：\告诉他我不在\，又低头忙他的去了。林秘书出来说：\局长不在办公室，您先回去，有什么事情我可以代为转告。\既然如此，李某就走了。

约一小时后，局长外出，遇到了正在走廊来回走动的李某，李某说：\刚才林秘书说您不在啊！\哪里哪里，我一直在啊！\局长毫不迟疑地回答。事后，李某逢人便说林秘书欺上瞒下，品质差。面对这种情况，林秘书该如何处理？

第二课时 三、协调概述

（一）协调工作的要求

16

1、把握全局的综合素质 2、承担责任的勇气 3、要有良好的工作作风 4、要有较强的判断能力

5、要有健康的心理、良好的性格、和谐的人际关系 （二）协调工作的步骤 1、找准问题（找矛盾） 2、拟定方案（出对策）

3、反复磋商（跑穿鞋底、磨破嘴皮） 解决矛盾 4、督促落实 5、检查反馈 四、协调工作的方法 （一）个别协调 （二）信息协调 （三）会议协调 （四）计划协调 （五）文件协调

五、协调工作的操作技巧 （一）协调工作的六字口诀 1、“明”协调与“暗”协调 2、“冷”协调与“热”协调 3、“硬”协调与“软”协调 六、协调工作的操作技巧 （二）协调工作中的语言技巧

1、说服的语言技巧（1）以情动人（2）巧妙的运用数字（3）重复强化（4）采用比喻（5）用名人的话来支持你的言论

2、批评的语言艺术（1）委婉语言（2）幽默语言（3）注意批评场合（4）批评语言适度 3、激励语言艺术（1）情真意切（2）通俗语言（3）扬长论短 （三）协调活动中的换位思考 （四）捕捉有利的协调时机 （五）协调过程中的情绪控制

17

七、技能训练

【训练目标】通过训练，使学生能熟练地运用各种方法协调。

怎样与不愿与你共事的人合作

“五一”国际劳动节快到了，安装公司办公室主任交给参加工作不久的秘书小陈出黑板报的任务。但是由于小陈既不会画画也不会写美术字，为此从另一办公室选调了一位美术功底较好的小杨负责版面排版工作，小陈专门负责组稿、改稿工作。小杨是美术科班出身，画画写美术字驾轻就熟，在小陈面前有点骄傲，根本不把她放在眼里。眼看着“五一”劳动节快到了，小陈的组稿和改稿工作基本上完成了，可是小杨还慢悠悠地未见动静，弄得小陈不是如何是好。

作业：无

小结：学会合理地处理自己的人际关系；了解造成沟通障碍的原因；掌握不同关系协调的程序与方法。

授课时间：第5周 课题：会议组织与服务 教学目标：

1.了解会议的含义、作用和基本要素 2.理解做好会后工作的意义和作用

3.掌握会议筹备阶段和会议进行阶段管理工作的内容和方法。 教学重点：掌握会议筹备阶段和会议进行阶段管理工作的内容和方法 教学难点：掌握会议筹备阶段和会议进行阶段管理工作的内容和方法 课时安排：2个课时 课 型：理论课+实践课 教学方法：讲授法、讨论法 第一课时

导语：据权威统计，在我国，一个单位的领导一年 80%的时间在开会，（约有40%的参加上级部门领导会议，40%参加本部门会议，我国每天召开的会议在240万个，全国的每年的会议经费达到35亿元！

一、会议概述

18

（一）会议的涵义

会议是指三人以上的有关人员，在指定的时间和地点，有组织地就某个或某些议题进行面对面的协商或讨论的活动。

（二）会议的要素

与会者：参加会议的人员，包括与会议直接有关的人员和虽与无直接关系，但却有利于会议进展或扩大效果的人员。

主持人：会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者。 议题：会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。 会议名称：

会议时间 ：会议召开的时间；会期；每次会议的时间限度 会议地点 ：

会议的类型 根据会议的目的：说明会议、研究会议、解决问题会议、学习会议和创意会议等 ；根据会议的形式：会议可分为圆桌会议、小组讨论、议会型会议、头脑风暴会议、远程电视电话会议等；按照与会人数、规模：大型会议、中型会议、小型会议；按照会议召开的规模或日期：定期工作例会和临时性办公会议；按与会人员的成分：党委会、股东会、董事会、中层管理人员会议、员工大会、记者招待会等

会议的基本要求

会议的目标、议题、程序以及决议的通过等都应遵循国家的法律法规，有严格的、明确的规定和程序，以保证会议的有效性和科学性。

合理确定会议目标和与会人员。会议目标的确定，既要与组织的总体目标方向一致，又要具有实际的可行性和可操作性，避免目标过高或过低。与会人员应选择在职务、专长等方面与目标有关的人员参加，以保证会议目标的实现。

应在减少会议数量，缩小会议规模，简化会议程序，缩短会议时间，控制会议经费，降低会议成本等方面下工夫，务求实效。

二、会前准备

（一）会议计划的制订 （二）会议成本的预算 （三）文书资料的准备 （四）会议场所的选择 会议场所的选择

会议地点必须考虑距离上的远近，以及交通上的方便，便于与会者能按时到会；

19

会场内外必须保持安静，有良好的通风和照明设施，以及室温调空装置； 会场空间必须适宜，平均每个与会者拥有两平方米为宜；

外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便，考虑费用开支，考虑衣食起居舒适等。 组织机构内的会议室和办公室是最常用、最自然的会议场所。 （五）会议场所的准备

会场的布置要配合会议的目的、性质、参加人数、会场大小、形状等因素加以设定，并在会议之前提前几小时进行布置。

小型会议会场布置 多边会议会场布置 大中型会议会场布置 研讨会、座谈会 会场布置 （六）议程程序的拟定

会议议程：根据会议议题的内在联系和主次，排列先后次序，这便称为议程，印成文书后，就是议程表，会前发给与会人员。

会议程序：把每一次会议礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目有序地排列，使之程式化，这便是程序，制成文书后，就是程序表。程序表最好能列上时间安排，具体到几点几分。

日程表与作息时间表：日程表，即是将会议的内容分解安排在会期的各单元（如分上午、下午、晚上）或时数（几点至几点）内，以简短的文字表达并制成表格。作息时间表，是将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。超过一天的会议，需要制订。

（七）会议通知的发送 会议通知的发送

本单位的小型会议，可采用口头、电话和书面签知等方式通知。 外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知。

邀请性会议可寄送请柬或邀请信。一般应提前7天以上发出，并随函附上回执，以便准确统计与会人数，做好相应准备。

会议通知的送达可采用邮寄、传真、专人送达、电子邮件等方式。

对重要的邀请对象，在书面通知或请柬发送之后，还应及时通过电话进行征询和确定。 （八）会议计划的制定 （九）会议用品和设施的准备

20

搜索“diyifanwen.net”或“第一范文网”即可找到本站免费阅读全部范文。收藏本站方便下次阅读，第一范文网，提供最新教学研究秘书实务教案 (4)全文阅读和word下载服务。