秘书实务教案 (6)

会议所需的用品和设施，必须根据会议的性质、内容毫无遗漏地在会前准备妥当。会议常用物品和设施包括：桌、椅、黑板、荧屏、电子白板、话筒、扩音器、录音机、录像机、放映机、幻灯片、投影机、电脑及配套设备以及粉笔、彩色笔、文件夹、透明胶带、图钉、笔记用具、录音带、电脑软盘、指示棒、姓名牌、茶具等文具和其他用品。仪器、设备等应事先反复检查、调试（如扩音器的音量大小）。以免临时发生故障或出现差错。

第二课时

三、会场的组织与服务 （一）会议信息的收集与编发 1、会场的组织与服务 报到与签到 2、会议材料的发放

发放材料较多的会议，文秘人员可事先集中将材料放在材料袋内，待与会者报到时领取；发放材料较少的会议，文秘人员可在会议正式开始前发送至与会者的席位上。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角写明收文人和收文时间，收文时要登记，以免漏收。

3、会场服务 4、会议信息的收集

会议记录是会议信息收集的主要方式，一般会议都应记录，重要的会议还可由两名文秘人员同时记录。会议记录包括两部分内容：第一部分是会议的组织情况，包括会议名称、地点、出席者、主持人等。第二部分是会议的内容，包括会议议题、讨论发言、形成决议等。录音、摄影和录像 是会议信息收集的辅助方式。

会议信息的核实与汇总

文秘人员会后应对会议记录进行核实。两位人员同时记录的，要对同并合成一份较完整的会议记录。有录音的，应将录音与文字记录核对、补充或修改。会场上未听清的内容，尤其是重要的人名、地名、时间、数据、引文等，必须找发言人核实无误。

信息汇总一般采取汇合多种会议记录；听取、记录各小组的口头汇报；收阅发言人的发言稿或书面发言稿等方式进行。

会议信息的编发

信息的编写：文字材料可采取归纳法，摘要法等进行编写，对相片、录音和录像进行选择和剪辑。

发送或归档：经编选、印制的材料，有利于会议进展的，应及时发送给与会人员。暂时不用、但日后有参考价值的材料，则应归档，以备会后查考之用。

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编发的形式：会议简报 。 四、会后工作

（一）会后事务处理（会场清理、人员离会、会议决算）

（二）会议文件（印发会议纪要和会议议定事项通知、汇编会议文件和归档） （三）会议总结 （四）会议传达

（五）会议催办（发文、电话、人员） 五、案例分析 略 作业：P113训练三

小结：掌握会议筹备阶段和会议进行阶段管理工作的内容和方法。

授课时间：第6周 课题：秘书的日常事务工作 教学目标：

1．了解秘书日常事务工作的内容 2．学会合理地布置自己的工作环境 3．替领导设计较为合理的日程安排 4．正确地接打电话及处理邮件 5．做好印信与保密工作

教学重点：理解办公室日常事务的各项内容及操作要求，能够按要求进行各项事务的操作。

教学难点：理解办公室日常事务的各项内容及操作要求，能够按要求进行各项事务的操作。

课时安排：2个课时 课 型：理论课+实践课 教学方法：讲授法、讨论法 第一课时

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秘书的日常事务工作，看起来简单平凡，实际并非如此，它直接关系到企业的工作效益和组织形象，也直接影响到秘书自己。

第一节 办公室环境的管理

一、合理布置办公室 （一）布置办公室的要求 1、布置办公室的基本要求 2、办公室布置的三大原则 （1）有利于沟通。 （2）便于监督。 （3）协调、舒适。 3、办公室布置的具体要求 （二）布置办公室的工作程序

（1）对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析。 （2）列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。 （3）根据工作需要，选配相应的家具、桌椅。 （4）绘制办公室座位布置图。 （5）对设备的安放提出建议。 二、营造健康、安全的办公环境 （一）安全检查的内容

（1）学法懂法，树立安全意识。 （2）上岗前学习有关规章制度。 （3）主动识别安全隐患。 （4）发现问题，及时报告。 （5）发现设备故障，应立即报告。 （二）健康、安全办公环境的基本要求 （1）办公区建筑必须坚固安全。 （2）光线应充足。 （3）温度要适应。 （4）布局应注意通风。

（5）办公室空间及作为空间要适当。 （6）办公室噪音要低。

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（7）办公家具要满足工作需要并符合健康标准。 （8）办公区要设置相应的消防设施。 （三）工作程序

（1）确定安全检查周期、定期检查。 （2）发现隐患，立即报告。

（3）发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。

第二节 安排领导工作日程

秘书在领导活动日程安排中的作用不同，是由机关领导单位的性质和级别、领导的工作风格和个性特点、秘书的能力和资历、领导与秘书的关系等多种因素决定的。但不管什么样的领导，秘书至少应起两方面的作用：第一，将已经确定的日程安排制成一目了然的活动日程表；第二，根据日程表对已经确定的领导活动提供全面的服务，使领导活动得以顺利进行。 一、领导日程安排的意义

对领导活动日程做出周到合理的安排，有非常重要的意义。

1．有利于领导科学地利用时间，提高领导工作效率

2．有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导工作服务除了文书保管、档案管理等常规业务性工作外，秘书部门大多数工作都是直接为领导的决策和管理服务的，秘书工作必须紧紧围绕领导的工作开展。

3．有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个单位的工作效率领导处于整个单位的核心地位，领导的活动一般都关系到整个单位工作的全局，有的活动必须党政系统密切配合，有的工作必须几位领导共同参加，有一些活动必须有关部门配合，因此安排领导日程绝不是某个领导个人的事，也不仅仅是领导和秘书部门的事，而是关系到单位工作全局的事。安排领导工作日程特别是重要活动时，必须与其他领导和有关部门进行联络，充分协商，有些重要活动的日程还要通过会议才能决定，因此安排领导日程本身就是一个协调的过程，日程安排的合理，整个单位的工作才能比较协调一致地开展。 二、日程表的编制

领导日程安排的结果，一般都以日程表的形式确定下来。安排领导活动日程的过程，可以看做是编制日程表的过程。

日程表按时间可分为长期（一年或半年）、中期（季度或一月）、短期（一周或一天），另有会议日程表，旅行日程表、调查研究日程表等专用的日程表。下面介绍年度、一月、一周和一天的日程表。

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（一）年度计划表

年度计划表是本单位在新的一年中重要活动的时间安排一览表，年度计划属于长期的日程安排，其内容宜粗不宜细，一般只列出本单位在下一年涉及全局或本单位主要业务的重大活动。年度计划表的作用是让领导和各部门的负责人一目了然地看出本单位在一年中有哪些重要的工作和活动，其中有哪些与本部门有关，以便提前做好准备。领导人的其他临时性活动应避开重大活动的时间，集中精力抓好主要工作。 （二）月工作日程表

月工作日程表属于中期的日程安排，其内容较年度计划表要详细，一般应将领导在一个月内需要参加的会议、会谈、调查研究、工作旅行等重要活动以日为时间单位记人表中。

每月日程安排表在上个月的月底编制，秘书可将年度计划中已经确定的当月活动和单位例行活动（如定期召开的单位办公会议、例会等）先填入日程表相应日期，再送领导安排其他时间的活动。

（三）周工作日程表

一周日程表属于短期的活动计划，其内容要求更加详细具体，除了要记入领导的重要活动或例行会议外，凡是涉及其他人的已经约定的活动都要一一记入，在时间上要求尽可能精确，活动地点也要注明。

周日程表既是领导活动的具体实施计划，也是秘书部门提供相关服务的依据。秘书部门要根据日程表的内容，提前对领导的各项具体活动做好准备工作。

每周的日程表应在前一个周末排定，秘书要先将当月日程表所定的本周重要活动和已经约定的工作内容填入，并请示领导是否需要变动，原来安排活动的其他时间有没有新的安排。经领导审阅同意的周日程表，复印后给领导本人一份，留办公室一份，必要时还要送其他领导，但不宜分送到职能部门和司机。一周日程表排定后，秘书要立即为日程表所列的各项活动作必要的准备，以保证领导的活动能按计划顺利进行。 （四）每天的工作日程表

每天的工作日程是领导一天工作的计划，其时间安排一般要精确到时、分。这种日程表应尽可能详细具体，如几时要参加什么会议，几时要与某人谈话，几时要接待某人来访，什么时间可以安排集中批阅文件等。

每天工作日程表应在前一天下班前制定，一般先由秘书将周日程表中原来排定的第二天的活动内容和已经预约的会见出访等活动填写到日程表中，送领导本人过目，看是否需要调整或补充。由于是第二天就要进行的工作，许多活动的准备工作已经基本完成，因此领导一旦同意，一般不要再作变动。

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