秘书实务教案 (7)

三、安排领导日程的注意事项 1．注重实效，不搞形式主义

领导的主要职责是决策和全局性的管理，领导的活动日程应围绕这一中心来安排，而不能搞形式主义。凡是与本单位主要业务无关或关系不大的活动，领导应尽量不参加，少参加。现在社会上许多活动都要请领导人参加，诸如各种各样的开幕式、开业典礼、工程奠基、竣工仪式、剪彩、题字、题词、宴会等活动，如果领导有请必到，势必占用大量宝贵时间和精力，从而影响单位的主要业务。 2．注意张弛有度，劳逸结合

安排领导工作日程既要注意提高效率，把活动安排得紧凑有序，又要充分考虑到领导的时间、精力、年龄和身体状况，把活动安排得张弛相间，使领导得到必要的休息。即使是年富力强、精力旺盛的领导，也不宜长期超负荷工作。把脑力消耗大的工作和体力消耗大的工作穿插开来安排，也有利于领导保持旺盛的精力。 3．要留有充分的机动时间

给领导安排活动日程时，不能把活动安排得过满，必须留下一定的机动时间由领导自己支配。日程表中记入的内容，大多是有严格时间要求的公务活动，如会议、约见、出访、接待、出差等，而诸如批阅文件、与本单位人员的一般性谈话等，一般不记入日程表，由领导在机动时间自己处理。另外，留下一定的机动时间也便于对原定日程进行变更和调整。 4．要充分尊重领导本人的意见

由于领导的资历不同、个性不同等原因，每个领导的工作作风和工作习惯也会不同，他们对工作日程的安排可能会有各自不同的要求。秘书在协同领导安排日程时，既要积极主动发挥参谋助手作用，也要充分尊重领导本人的意见，任何日程安排必须征得领导本人同意。领导根据工作需要可能会对原定的时间等提出改变的要求，这会给秘书工作增添一些麻烦，在这种情况下秘书不应产生怨言。另外，秘书还要牢记：除非领导已有明确指示或授权，秘书不得在未经请示领导的情况下代领导接受或拒绝预约。

5．要注意保守机密

领导的许多日程是带有一定的机密性的，例如某些讨论机密事项的会议的时间、地点，某些涉及商务秘密的谈判等。高级领导人的活动日程还关系到领导的安全问题。因此，对领导活动日程应注意保密。领导工作日程表不宜贴在外人可以看到的地方，不能过多地复印散发，因为散发越多越容易泄密。有的秘书为图省事，将领导工作日程表复印许多份，分发到各职能部门和小车司机，这是很不利于保守机密的，实际上各职能部门只需要了解需要本部

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门参加或配合的活动安排，而司机则只需知道领导在什么时间要用车，秘书可提前将相关内容分别通知有关部门和司机，让他们做必要的准备就行了。

第二课时

第三节 接打电话与处理邮件

一、接听与拨打电话的原则与基本要求 1．表达规范、正确。 2.礼貌热情，语气清晰和婉。 3.简洁。 4.保密。 5.注意时间。

二、过滤电话的注意事项和基本要求 1.接听重要电话 2.接听纠缠电话 3.过滤恐吓电话

有些人为了某种目的，经常会使用威胁的办法给相关组织打恐吓电话，提出的条件也不尽相同，口气也有轻有重，但大部分的恐吓电话都与经济利益有关系。

4.过滤唠叨电话

秘书在过滤电话时，经常接一些“长舌妇式”的唠叨电话，如何应对这类电话，一般多采用善意的谎言法。

5.过滤代接电话 代接电话有三种：

一是领导不在时秘书代为处理。

二是代接电话是领导不能马上接电话，要让客人等一两分钟。 三是领导在办公室，秘书为领导过滤电话。

在过滤电话的过程中也常常会遇到打错的电话，秘书也要始终保持礼貌和善用职业用语。 三、接听与拔打电话的程序 1.接听电话的程序

首先，接电话前应准备好电话记录单，以便记录一些重要电话。 其次，当电话铃响起两声之后的间隔里拿起话筒，进行接听。 再次，拿起话筒后应自报家门，弄清对方的身份与目的。

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2.拔打电话的程序

首先，在打电话之前要清理好自己的思维，对于重要的电话最好提前准备要说的要点，以免说错。

其次，在打通电话时，要主动自报家门，说明来意。

另外，和接听电话是一样的，除了要用规范的职业语言之外，一般要等对方说完再见之后再挂机。

第四节 印信与保密工作

一、印信的管理与使用

“印”即印章，“信”即介绍信，印信工作即是印章及介绍信的制发、保管和使用工作。印章和介绍信是各级各类党政机关、企事业单位、组织团体等对外联系的标志和行使职权的凭证。加强对印信的管理，严格使用规定，是秘书部门和秘书人员的重要职责。 1．印章的管理

秘书部门保管的印章主要有单位公章、领导人名章以及各种专用章。

专用章则是根据某一特定工作的需要，为减少正式公章的盖用次数而制的公章，如会议专用章，文件收发专用章，文件密封章等。

机关、企事业单位的印章由该部门的主要领导人指定专人负责保管，以保证印章的绝对安全和正常使用。一般来说，印章的保管必须做到以下几点。

（1）保管印章，必须指定政治上绝对可靠的专职或兼职秘书人员保管，未经领导批准不得擅自委托他人代管。

印章的保管，必须要有严格的制度和纪律，保管人员接到印章后，必须进行登记，登记项目包括印章名称、颁发机关、收到枚数、日期、领取人和保管人姓名、启用时间等一一登记清楚。

（2）印章的保管必须安全可靠，所有的印章都应加锁，置于牢固的柜里，以免发生意外，一旦发现印章有异常现象或丢失，应该保护现场，及时报告领导，迅速查明情况，妥善处理，必要时报告保卫、公安部门协助查处。

印章要在办公室内使用，不得擅自拿出办公室，更不准未经领导同意交他人代管。 （3）保持印章清晰，保管人员对所保管的印章应经常清洗。 2．印章的使用

印章的使用是一项严肃的工作，它关系到单位的声誉与责任，必须建立严格的用印制度，防止任何事故的发生。

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（1）审批检查制度。凡使用印章，必须经有关领导人批准，方可盖印。其权限可分级掌握，使用哪级印章，就应由哪级领导批准。例如使用企业的公章，应由企业领导人签批；使用企业办公室的公章，应由办公室领导人签批。

（2）用印都要进行详细的登记，包括下列项目：用印时间、用印编号、用印单位、用印事由、批准人、经办人、盖印人姓名。

（3）盖印要求端正、清楚，盖在落款的单位和日期之上（所谓“骑年压月”）。 3．介绍信或证明信的管理和使用

介绍信是机关、团体、企事业单位因对外联系工作、商洽事务而由派出人员所持有的凭证性信函。出具介绍信，就意味着要对被介绍人的行为负责。单位的介绍信，一般按固定格式印刷，装订成册。介绍信有信文和存根两部分。信文交持有人携带，存根留在本单位存查。 （1）介绍信的保管。正式介绍信通常专门印制并有编号；如联系一般事务也有以单位信笺代替的。介绍信和公章一般由同一人保管并使用，须与公章同等重视，不可缺页或丢失。 （2）介绍信的使用。介绍信或证明信的管理要建立严格的制度，它们应指定专人掌管，开介绍信须经主管领导批准，应注意填写有效期。严禁发出盖有印章的空白介绍信。介绍信的存根要妥善保管，并加以归档。介绍信或证明信开出后，如因情况变化没有使用，持信人应将介绍信退回给管理人员；未及时退回的，应主动将其收回，贴在原存根处，并注明未使用的情况，以备查考。填写错的介绍信或证明信，应在其上划一斜线，并注明“废”字，并保留在原处，不得随意撕下丢弃，介绍信或证明信应妥善保管，如发现丢失，应及时采取补救措施。 二、保密工作

秘书是直接为领导服务的工作人员，又是联络上下左右，沟通四面八方的桥梁和枢纽，由于其工作和所处地位的特殊，决定了秘书人员有更多的机会接触单位机密。因此做好保密工作对秘书而言尤其重要。

信息按其存在的形式主要划分为口头信息、书面信息、电子信息三种形式。要做好保密工作，秘书首先要认识到保密的重要性，加强保密意识。要时时刻刻管住自己的“口”与“手”，所谓管住自己的“口”，就是知密不泄密，密不从口出；管住自己的“手”，就是保证经手的纸面信息和电子信息的安全。

要做好信息的安全，需要对不同的信息载体采用不同的措施： （一）做好口头信息的安全

1．员工在岗前培训时即应被告知不要在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括

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对其他工作人员、客户、朋友或亲属。

2．在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息。

3．只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报。 4．遵照会议的要求传达会议信息。 （二）做好纸面信息的安全

纸面信息包括用纸张、各种胶片等物质作为载体的文字、表格、图形等信息，做好纸面信息的安全，可采用下述方法：

1．接收任何保密文件、资料等都要签收并登记。

2．文件或其他纸面保密信息只发给或传阅到被授权的人员，并要签收。 3．在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失。 4．所有保密的信息应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的、防火的柜子里。

5．离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应锁人抽屉或柜子，并锁好门窗。 6．用邮件发送保密信息，信封要贴封口，并标记“机密或保密”。 7．为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人。 8．复印完成后应将保密原件取走，不要忘在复印机内。

9．当传真保密信息时，需使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等在传真机旁即时收取。

10．极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到银行保险柜里。 11．不再需要的保密文档要粉碎。 （三）做好电子信息的安全

1．计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器。

2．计算机打印保密材料要人不离机，负责保存和传递。

3．在提交电子信息给他人之前，应向上级核对，不能给未被授权的人。 4．每一个使用者应该有自己的识别码，密码必须保密，经常更换。 5．应该使用密码来保护计算机数据，并定期更换。

6．计算机必须经常进行查毒、杀毒，并为了安全，不要安装借来的程序。 7．重要的文件要做备份，并存储在安全、加锁的地方，但要记住磁盘与光盘不能保存在过热和过冷的地方。

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