商务会唔礼仪(5)

系，明天又换另外一个，这样会让接到通知的人搞不清到底是哪一个部门通知开会。

2．确定主席

要从会议召集者、参与会议的最高领导、与议题关系最为紧密的人、现场控制能力较强的人和各方面代表均能接受的人中选定合适的会议主席。

3．确定会议记录者

好的会议记录者，除了具备倾听、互动、发表意见的能力，而且还要具有良好的组织、综合、比较能力。在会议过程中，会议记录者有义务适时帮助与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论。

开会场所的选择

一个好的会议场所要有利于营造会议的气氛，为会议进程的顺利进行提供种种方便，不合适的会议场所容易导致与会者的分心，不利于会议任务的顺利完成。

在开会前做好有关会议场所的一切准备工作，才能让会议的成功有所保证。这些准备包括确定一个在会议期间可以自由使用的场所，不能出现会议进行了一半，忽然被通知不能继续使用的情况；一个好的会议场所一定要具备较好的隔音设施，否则就会如同身处闹市区，根本无法集中精神来开会；舒适宽敞、采光通风良好的会场，有利于让与会者放松心情、集中注意力，有利于激发与会者的创意。

必须要配备好必需的辅助器材，这样才能为会议的成功保驾护航。

道具、视听器材的准备

在开会日期以及开会场所确定好之后，接下来要做的就是对道具、视听器材的准备工作。具体准备的物品如表1－3所示，只有当这些物品都准备齐全之后，才能保证会议的顺利进行。

表1－3 道具、视听器材的准备

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