商务会唔礼仪(6)

下面就表1－3中的几个要点进行说明：

1．签到簿、名册、原子笔

准备签到簿是举行会议时必不可少的一项工作，除名册以外还应准备原子笔，因为有的与会者来参加会议的时候，会忘记带笔，等到要做记录的时候就会产生不必要的麻烦，所以不仅要事先准备好原子笔，还要保证充足供应。

举行会议之前，必须准备好开会人员的名册簿。当需要有人发表意见时，主席可以依名册点将，被点到的与会者就不得不公开发表自己的意见或建议，可以充分体现会议的公开性，所以在开会时最好要有一个名册。

2．会议议程的相关资料

会议议程确定之后，一定要准备好与议程相关的辅助资料，例如，讨论财务问题时会涉及到收支结算表，这就需要在会前将此表影印出来，并给与会者人手一份，等到讨论有关收支结算表时，大家就可以通过此表来适时查看有关数据的对错，这样才能保证议程的准确性，才能让会议达到预期的效果。

【自检】

请帮助这些会议的组织者选择合适的会议长度：

会议Ａ：

□30分钟以内

□一天

会议Ｂ：

□30分钟以内

□一天

会议Ｃ：

□30分钟以内

□一天

会议Ｄ：

□30分钟以内

□一天 □30－90分钟 □一天以上 □30－90分钟 □一天以上 □30－90分钟 □一天以上 □30－90分钟 □一天以上 □30－120分钟 □30－120分钟 □30－120分钟 □30－120分钟

见参考答案1－1

【本讲小结】

传达公司经营理念、整合大家的意见；传达决策者信念；集思广益共同解决问题；脑力激荡、寻求创意、突破经营盲点；检讨改进缺失；达成告知功能是会议的六大功能。

要想让会议的六大功能得到充分的发挥，就要做好以下几点：首先要确定会议召开的必要性、会议举行的地点和时间、会议的议程和与会者的名单；其次，要了解决定开会日期时应注意的事项；再次，要做好开会场所的选择；最后，还要做好道具、视听器材的准备。

【心得体会】

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